1. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ І ПРОБЛЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ ТА ІНФОРМАЦІЙНИХ РЕСУРСІВ ОРГАНІЗАЦІЇ 1.1. СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ Існування виробничих і економічних об'єктів визначається при-значенням їх задовольняти ті чи інші потреби суспільства. Кожний такий об'єкт вступає у певні відносини з середовищем, що змінюється (з державними органами управління, з іншими об'єктами тощо), і складається з безлічі різних елементів, взаємодія яких і забезпечує його існування і виконання ним свого призначення. Надалі називатимемо будь-який такий об'єкт незалежно від його розмірів, форми власності, організаційно-правового статусу організацією. Організація — це стабільна формальна соціальна структура, яка отримує ресурси з навколишнього світу і переробляє їх у продукти своєї діяльності. У всіх організацій існують як спільні риси, так і індивідуальні особливості. Зазвичай будь-яка організація є складним комплексом, що об'єднує декілька об'єктів, котрі мають власні керовані процеси і керуючі частини. Тому для узгодженого функціонування комплексу вводиться додаткова керуюча частина, що координує дії інших керуючих частин і керованих процесів (своєрідних локальних систем управління), орієнтуючи їхню діяльність на виконання загальної мети комплексу. За більш складної побудови керованого процесу керуюча частина може мати багаторівневу структуру, що є характерним для більшості систем управління. Традиційно розрізняють три рівні управління в керуючій частині об'єкта: вищий, середній і нижчий. Кожний з них характеризується власним набором функцій, рівнем компетенції і потребує відповідної інформації. На вищому рівні управління реалізується стратегічне управління, визначаються місія організації, цілі управління, довгострокові плани, стратегія їх реалізації тощо. Середній рівень управління — це рівень тактичного управління. Тут складаються тактичні плани, здійснюється контроль за їх виконанням, відстежуються ресурси тощо. На нижчому рівні управління здійснюється оперативне управління, реалізуються об'ємно-календарні плани, оперативний контроль та облік (рис. 1.2). йняття істотно впливають на функціонування інформаційної системи організації, а також технології, що застосовується, і навіть викликають необхідність формування нового класу інформаційних систем — комп'ютерних систем підтримки прийняття рішень (СППР). Розглянута вище система управління організації була визначена з позиції кібернетичного погляду на неї. Якщо вести мову про систему управління без певної абстракції, то інформаційна система організації, крім вказаного вище, визначається її організаційною структурою, персоналом, процедурами виконання завдань, внутрішньою культурою організації тощо. Інакше кажучи, йдеться про те, яка інформація і яким чином зберігається в інформаційній системі, як вона опрацьовується, як функціонує ця система і т. ін. 1.2. ІНФОРМАЦІЯ І ДАНІ Фразу про те, що «інформація є критичним ресурсом, який, якщо добре ним розпорядитися, може дати велику конкурентну перевагу», можна почути або прочитати дуже часто. Однак кожен з нас постійно приймає якісь рішення в житті і знає, що за наявності можливості вибору варіанта рішення дуже важко знайти що-небудь справді корисне і відкинути все те, що не стосується справи. Так само важко здійснити це на виробництві або в бізнесі. Тому головне полягає в тому, чи хочемо ми спиратися в своїх рішеннях на випадкову, неповну інформацію, чи регулюватимемо процес надходження інформації і управлятимемо нею як одним із головних ресурсів — так, як управляємо сировиною, персоналом, продажем, фінансами і виробництвом. Проблема в тім, що на перший погляд управління інформацією є завданням менш важливим, а тому більш простим. Будь-яка діяльність людини базується на інформації. Інформація — це відомості про навколишній світ (об'єкти, явища, події, процеси тощо), які зменшують міру існуючої невизначеності, неповноти знань, відчужені від їх творця і які стали повідомленнями (вираженими певною мовою у вигляді знаків, у тому числі й записаними на матеріальному носії), які можна відтворювати шляхом передачі людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних та обчислювальних засобів і т. ін.). У цьому визначенні, побудованому на ряді визначень, для нас важливим є таке: • інформація — це не будь-які відомості, вона несе в собі щось нове, що зменшує існуючу невизначеність; • інформація існує поза її творцем, це — відчуження знання від її творця; знання — це відображення дійсності в мисленні людини; • інформація стала повідомленням, оскільки вона виражена певною мовою у вигляді знаків; • повідомлення може бути записане на матеріальному носії (повідомлення є формою передачі інформації); • повідомлення доступне для відтворення без участі автора; • інформація передається в канали суспільної комунікації. Виходячи з наведеного вище визначення, зазначимо, що для інформації характерними є такі атрибути (рис. 1.3): У загальному випадку інформація, що надходить до організації, дозволяє: • визначати стратегічні, тактичні й оперативні цілі і завдання організації; • здійснювати контроль за поточним станом організації, її підрозділів і процесів у них; • ухвалювати обґрунтовані й своєчасні рішення; • координувати дії підрозділів для досягнення цілей. Відсутність інформації викликає інформаційну потребу як усвідомлене розуміння відмінності між індивідуальним знанням про предмет і знанням, накопиченим суспільством. Процес насичення виробництва і всіх сфер життя і діяльності людини інформацією називається інформатизацією. Поступово насичення приводить до утворення інформаційного суспільства. Це — таке суспільство, в якому забезпечені всі умови для задоволення інформаційних потреб усіх громадян, організацій і держави; більшість працюючих або зайняті виробництвом, зберіганням, переопрацюванням і реалізацією інформації, або не в змозі виконувати свої виробничі обов'язки без цих процесів. Це означає, що громадяни такого суспільства володіють певною інформаційною культурою — умінням працювати з інформацією і використовувати для її отримання, опрацювання і передачі комп'ютерні інформаційні технології. Наука, що займається вивченням властивостей інформації, питаннями її збору, зберігання, пошуку, переопрацювання, перетворення, поширення і використання в різних сферах діяльності людини, називається інформатикою. Коли ведуть мову про інформацію, то мають на увазі ряд її властивостей, а саме: 1) інформація достовірна, якщо вона не спотворює істинного стану справ; 2) інформація повна, якщо її достатньо для розуміння і прийняття рішень; 3) інформація чітка й зрозуміла, якщо вона виражена мовою, якою спілкуються ті, для кого вона призначена; 4) цінність, якість інформації — це міра розширення, розвитку тезауруса (систематизованого словника понять з указанням смислових зв'язків між ними, тобто сукупності відомостей, що їх має у своєму розпорядженні користувач або система) сприймаючою стороною під час приймання та інтерпретації повідомлення, міра зниження стану невизначеності економічного суб'єкта, міра просування до мети; 5) адекватність інформації — це певний рівень відповідності, що створюється за допомогою отриманої інформації, образу реального об'єкта, процесу, явищу тощо. Дані — це інформація, подана в формалізованому вигляді, прийнятому для опрацювання автоматичними засобами за можливої участі людини. Виходячи з наведених вище визначень, співвідношення понять «інформація» і «дані» може бути подане такою схемою (рис. 1.4). Оскільки в подальшому мова йтиме про організації, що працюють у сфері економіки, нас передусім цікавить економічна інформація. Економічна інформація (ЕІ) — це сукупність відомостей про соціально-економічні процеси, що слугують для управління цими процесами і колективами людей у виробничій і невиробничій сферах. До характеристик економічної інформації слід віднести: • великі обсяги; • багаторазове повторення циклів її отримання і перетворення у встановлені часові періоди (місяць, квартал, рік і т. ін.); • різноманіття джерел і споживачів; • значна питома вага рутинних процедур під час її опрацювання. Економічну інформацію (ЕІ) можна класифікувати за цілою низкою ознак, а саме: а) за функціями управління: — планова; — нормативна; — облікова; — аналітична; б) за відношенням до об'єкта управління: в) за моментом виникнення: — первинна; — похідна; г) за сталістю змісту: — умовно-стала; — умовно-змінна; д) за характеризованими сутностями: — інформація про предмети (деталі, вироби, устаткування); — інформація про процеси (технологія опрацювання, технологія виготовлення); є) за елементами структури: — реквізит; — показник; — масив; — інформаційний потік; — інформаційна база. Розгляньмо дещо детальніше останню ознаку класифікації ЕІ, оскільки вона визначає характер можливих дій з цим видом інформації. З погляду логіки управління та розміщення інформації на носіях прийнято розрізняти логічну та фізичну структури інформації. Фізична структура визначається типом відповідного носія (папір, магнітна стрічка, магнітний диск тощо). Під логічною структурою інформації мають на увазі таку структуру, яка враховує погляд користувача (управління). Наведемо приклад — аналогію з процесу природного спілкування (обміну інформацією) між людьми. Серед елементів та рівнів такого спілкування традиційно виділяють такі: літера —» склад -» слово —» речення —» абзац тощо. В ЕІ подібна логічна структура може бути подана таким чином: Символ – Реквізит – Показник – Масив - Інформаційний потік - Інформаційна база Під символом розуміють елементарний нетрадиційний сигнал інформації, яка не має самостійного значення (літера, цифра, знак). Реквізит — це найпростіша структурна одиниця інформації, яка є неподільною на смисловому рівні і яка відображає кількісну чи якісну характеристику сутностей (об'єктів, процесів тощо) предметної області. Реквізит-ознака (К03) містить якісну характеристику суттєвості, що дозволяє виділити (ідентифікувати) об'єкт із множини різних об'єктів. Реквізит-основа (Кос) містить кількісну характеристику об'єкта, що визначає його стан. Поділ реквізитів на різновиди можна подати таким чином (рис. 1.5): Розрізняють форму і значення реквізитів. Форма реквізиту виявляється в його назві (наприклад професія), а значення реквізиту «професія» — це назва конкретної професії (наприклад токар, фрезерувальник, технолог тощо). У процесі опрацювання інформації реквізити-основи і реквізити-ознаки мають різне призначення, а саме: над реквізитамиосновами виконують арифметичні операції, над реквізитами ознаками — логічні. Економічний показник — це інформаційна сукупність з мінімальним складом реквізитів-ознак і реквізитів-основ достатнім для створення елементарного документа. Процес перетворення економічної інформації у відповідні дані можна подати таким чином (рис. 1.6): Під класифікацією розуміють поділ множини об'єктів на частини за їхньою подібністю чи розбіжністю згідно з прийнятими методами. Існує два методи класифікації, а саме: а) ієрархічний; б) фасетний. Ієрархічний метод класифікації — це послідовний поділ множини (об'єктів) на підлеглі класифікаційні групування. Множину, яка класифікується, поділяють на підпорядковані підмножини спочатку за певною ознакою (основою поділу) на великі групування, потім кожну з них — на ряд наступних групувань, які в свою чергу поділяють на дрібніші, поступово конкретизуючи об'єкт класифікації. Між цими групуваннями встановлюються відношення підпорядкованості (ієрархії) (рис. 1.7). Фасетний метод класифікації — це паралельний поділ множини об'єктів на незалежні класифікаційні групування. При цьому множина об'єктів, що характеризується певним набором однакових для всіх об'єктів ознак (фасет), значення яких відповідають конкретним виразам зазначених ознак, може поділятися багаторазово і незалежно. Фасетний метод класифікації є однорівневим, оскільки вхідна множина об'єктів ділиться на підмножини відповідно до значень ознак окремих фасет (рис. 1.8). Під кодуванням розуміють процес створення кодів (набору цифр, букв та цифр і букв) та присвоєння їх підмножинам об'єктів, отриманих у ході класифікації. Розрізняють два види методів кодування: а) реєстраційний; б) класифікаційний. До реєстраційних належать порядковий та серійно-порядковий методи, до класифікаційних — послідовний і паралельний. Порядковий метод кодування — це створення коду із чисел натурального ряду і його присвоєння. Найбільш простий і повний, однозначний. Серійно-порядковий метод кодування — це створення коду із чисел натурального ряду із закріпленням окремих серій чи діапазонів цих чисел за об'єктами класифікації з однаковими ознаками і його присвоєння. Використовується для двоознакових номенклатур. Послідовний метод кодування — це створення коду класифікаційного групування і (чи) об'єкта класифікації з використанням кодів послідовно розміщених підпорядкованих групувань, отриманих за ієрархічного методу класифікації, і його присвоєння. Паралельний метод кодування — це створення коду класифікаційного групування і (чи) об'єкта класифікації з використанням кодів незалежних групувань, отриманих за фасетного методу класифікації, і його присвоєння. Результати класифікації і кодування фіксуються в документах, що отримали назву класифікаторів. Класифікатор являє собою документ, у якому відображено систематизований перелік назв і кодів класифікаційних групувань або об'єктів класифікації. Під час розв'язання економічних задач слід забезпечити їх порівнянність. Здійснюється це створенням єдиних систем групувань, побудованих за єдиними класифікаційними ознаками, — Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЕСКК ТЕІ). Залежно від рівня затвердження та сфери застосування класифікатори ТЕІ поділяють на: а) міжнародні; б) загальнодержавні; в) галузеві; в) класифікатори об 'єднань, підприємств та установ У процесі перетворення інформації для управлінських цілей часто використовують такий метод наочної інтерпретації, як моделювання елементів інформації. Моделювання дозволяє умовно відобразити реальні об'єкти і процеси за допомогою мовних, графічних та інших засобів, аби полегшити сприймання та аналіз їх людиною. Моделі допомагають абстрагуватися від деталей та усвідомити суть проблеми. Процес зберігання даних про економічний об'єкт з певними їхніми зв'язками в сучасних комп'ютерах вимагає застосування відповідних моделей. Основним місцем зберігання економічної інформації в інформаційних системах є бази даних (БД). Вид конкретної бази даних залежить від типу відношень між об'єктами інформації; що зберігається в ній. Основними видами (моделями) таких відношень є: а) «один до одного» (1 : 1); прикладом може бути відношення «номенклатурний номер матеріалу — назва матеріалу»; б) «один до багатьох» (прикладом є відношення «код виробу — професія працівника, що бере участь у його виготовленні»; в) «багато до багатьох» (приклад — відношення «код технологічної операції — табельний номер працівника, що її виконує». 1.3. ІНФОРМАЦІЙНІ РЕСУРСИ ОРГАНІЗАЦІЇ Словник С. І. Ожегова визначає поняття «ресурс» як запас, джерело чого-небудь. Розглядаючи народне господарство країни, будь-яку галузь, підприємство, тобто організацію будь-якого масштабу, ми можемо виділити матеріальні, природні, трудові, фінансові, енергетичні ресурси. Ці поняття є економічними категоріями. Зараз є розуміння того, що для нормального функціонування організації будь-якого масштабу недостатньо мати для виробництва тільки необхідні матеріальні, фінансові і людські ресурси, — необхідно знати, що з цим усім треба робити, мати інформацію про технології. Тому інформація, інформаційні ресурси нині розглядаються як окрема економічна категорія. Якщо пригадати те визначення інформації, яке було дано вище, то інформаційні ресурси можна визначити як увесь обсяг інформації, що є в інформаційній системі. Для країни це будуть інформаційні ресурси країни, для організації якогось рівня — інформаційні ресурси організації. Що є джерелами формування інформаційних ресурсів організації? Будь-яка організація існує в певному зовнішньому середовищі. Ця ж організація породжує своє внутрішнє середовище, яке формується сукупністю структурних підрозділів підприємства і працюючих там людей, технологічними, соціальними, економічними та іншими відносинами між ними. Залежно від джерела виникнення в межах організації розрізняють внутрішню і зовнішню інформацію, що становить її інформаційні ресурси. Інформація внутрішнього середовища, як правило, точна, повно відображає фінансово-господарський стан, її опрацювання часто може здійснюватися за допомогою стандартних формалізованих процедур. Зовнішнє середовище — це економічні й політичні суб'єкти, що діють за межами підприємства, і відносини з ними, тобто економічні, соціальні, технологічні, політичні та інші відносини підприємства з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами тощо. Інформація із зовнішнього середовища, яка є часто приблизною, неточною, неповною, суперечливою, має ймовірнісний характер і через те вимагає нестандартних процедур опрацювання. Які будь-яким ресурсом, інформаційними ресурсами можна управляти. Хоча ще не розроблена методологія кількісної та якісної оцінки інформаційних ресурсів, а також прогнозування потреби в них, однак на рівні організації можна і треба вивчати інформаційні потреби, планувати й управляти інформаційними ресурсами. Управління інформаційними ресурсами означає: 1) оцінку інформаційних потреб на кожному рівні і в межах кожної функції управління; . 2) вивчення документообігу організації, його раціоналізацію; стандартизацію типів і форм документів; типізацію інформації і даних; 3) подолання проблеми несумісності типів даних; 4) створення системи управління даними тощо. 1.4. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ Під технологією мають на увазі сукупність методів обробки, виготовлення, змінення стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних у процесі виробництва продукції. Це — уміння щось робити досконало. Коли ми ведемо мову про інформаційну технологію, як матеріал виступає інформація. Як продукт — також інформація. Але це якісно нова інформація про стан об'єкта, процесу або явища. Технологія представлена методами і способами роботи з інформацією персоналу і технічних пристроїв. Інформаційна технологія — це система методів і способів збору, передачі, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації. Таблиця 1.2 ЗІСТАВЛЕННЯ ОСНОВНИХ КОМПОНЕНТІВ Компоненти технологій для виробництва продуктів матеріальних інформаційних Підготовка сировини і матеріалів Збір даних або первинної інформації Виробництво матеріального продукту Опрацювання даних і отримання результатної інформації Збут вироблених продуктів споживачам Передача результатної інформації для прийняття на її основі рішень У технологічному плані підприємство може розглядатися як сукупність інформаційних, людських і технологічних ресурсів і методів їх взаємодії, організованих для досягнення певної мети (табл. 1.2). Кожна з перелічених у визначенні інформаційної технології фаз перетворення і використання інформації реалізується за допомогою специфічної технології. У цьому розумінні ми можемо вести мову про інформаційну технологію як сукупність технологій — технології збору інформації, технології передачі інформації тощо. Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології. Автоматизація — це заміна діяльності людини роботою машин і механізмів. Міра автоматизації може мінятися і в широких межах — від систем, у яких процес управління повністю здійснюється людиною, до таких, де він реалізується автоматично. Коли необхідна автоматизація? Автоматизація управління, а отже, й автоматизація інформаційної системи та автоматизація технологій, необхідні в таких випадках: а) фізіологічні та психологічні можливості людини для управління даним процесом є недостатніми; б) система управління знаходиться в середовищі, небезпечному для життя і здоров'я людини; в) участь людини в управлінні процесом вимагає від неї дуже високої кваліфікації; г) процес, яким треба управляти, переживає критичну або аварійну ситуацію. Автоматизована інформаційна технологія передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби й організаційно-методичне забезпечення, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес). Оскільки істотну частину технічних засобів для реалізації інформаційних технологій становлять засоби комп'ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями (НІТ), мають на увазі комп'ютерні інформаційні технології (хоча поняття «інформаційна технологія» стосується будь-якого перетворення інформації, в тому числі й на паперовій основі). Нова інформаційна технологія (комп'ютерна інформаційна технологія) — це інформаційна технологія з «дружнім» інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні комп'ютери і телекомунікаційні засоби. Інструментарієм нової інформаційної технології є один або декілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в якому дозволяє досягти поставленої користувачем мети (табл. 1.3). Таблиця 1.3 ОСНОВНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ НОВИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ Методологія Основна ознака Результат Принципово нові засоби опрацювання інформації «Вбудування» в технологію управління Нова технологія комунікацій Цілісні технологічні системи Інтеграція функцій фахівців і менеджерів Нова технологія опрацювання інформації Цілеспрямовані створення, передача, зберігання і відображення інформації Облік закономірностей соціального середовища Нова технологія прийняття управлінських рішень Таким чином, автоматизована інформаційна технологія складається з технічних пристроїв, найчастіше — комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок. Цей ланцюжок забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, опрацювання, використання і поширення інформації. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, що забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем і їх окремих компонентів від проектування до утилізації. Мета будь-якої інформаційної технології — отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження на вартість опрацювання даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу опрацювання інформації, якість інформації, що отримується. 1.4.1. Класифікація інформаційних технологій Можливі різні схеми класифікації інформаційних технологій. В основу кожної з них покладено певні класифікаційні ознаки. Перша ознака класифікації — наявність чи відсутність автоматизації. Зазвичай мова йде про традиційні й автоматизовані технології. Прийнято розрізняти забезпечувальні і функціональні інформаційні технології. Забезпечувальні технології можуть використовуватися як інструментарій у різних предметних галузях для вирішення різних задач. Вони можуть бути класифіковані відносно класів задач, які вирішуються. Зазвичай ці технології виконуються на різних комп'ютерах і в різних програмних середовищах. Основне завдання — поєднання цих технологій у єдиній інформаційній системі. Під функціональними технологіями слід розуміти сукупність забезпечувальних технологій для автоматизації певної задачі чи функції. Наступна класифікаційна ознака — це тип інформації, що опрацьовується. Умовна класифікація комп'ютерних інформаційних технологій залежно від типу інформації, що опрацьовується, наведена в табл. 1.4. Таблиця 1.4 КЛАСИФІКАЦІЯ КОМП'ЮТЕРНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ Види інформації, що опрацьовується Дані Текст Графіка Знання Об'єкти реального світу Види інформаційних технологій СУБД, алгоритмічні мови, табличні процесори Текстові процесори і гіпертекст Графічні процесори Експертні системи Засоби мультимедіа Інтегровані пакети: поєднання різних технологій Залежно від типу інтерфейсу користувача (тобто від того, як користувач технології взаємодіє з комп'ютером) прийнято виділяти такі технології: пакети, діалогові, мережні. В першому випадку користувач отримує тільки результати роботи технології, в решті — взаємодіє з нею на індивідуальному комп'ютері чи комп'ютері, який підключено до мережі електронних обчислювальних машин (ЕОМ). За ступенем автоматизації функцій людини в процесі управління розрізняють такі технології: електронне опрацювання даних, автоматизація функцій управління, підтримка прийняття рішень, експертна підтримка. 1.5. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ 1.5.1. Загальні положення Інформаційні системи, як і інформація і інформаційні технології, існували з моменту появи суспільства, оскільки на будь-якій стадії його розвитку є потреба в управлінні. А для управління потрібна систематизована, заздалегідь підготовлена інформація. Таким чином, місія інформаційних систем — це виробництво інформації, що її потребує організація для забезпечення ефективного управління всіма своїми ресурсами, створення інформаційного і технічного середовища для здійснення управління організацією. Як співвідносяться інформаційна технологія і інформаційна система? Інформаційна технологія реалізується в межах інформаційної системи. Інформаційна технологія — це спосіб перетворення інформації. В інформаційній системі можуть використовуватися багато таких технологій. Ця система є середовищем для реалізації технології. Проте інформаційна технологія ширша від інформаційної системи. Вона може існувати поза нею. Наприклад, інформаційна технологія опрацювання текстів, використана для написання цього підручника, не є частиною інформаційної системи і реалізується поза такою системою. Розглядаючи систему управління, ми виокремили три рівні управління: стратегічний, тактичний та оперативний. Кожний з цих рівнів управління має свої завдання, при вирішенні яких виникає потреба в інформації, тобто інформаційні запити до інформаційної системи. Ці запити звернені до відповідної інформації в інформаційній системі. Інформаційні технології дозволяють опрацювати запити і, використовуючи наявну інформацію, сформулювати відповідь на ці запити. Таким чином, на кожному рівні управління з'являється інформація, що служить основою для прийняття відповідних рішень. Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, потрібно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, в які вона включена. У кожній з таких систем організується і ведеться робота в таких напрямках: • виявлення інформаційних потреб; • добір джерел інформації; « збір інформації; • введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел; • опрацювання інформації, оцінка її повноти і значущості і подання її в зручному вигляді; • виведення інформації для надання її споживачам або передачі в іншу систему; • організація використання інформації для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, оцінки альтернатив рішень і дій, вироблення стратегії; • організація зворотного зв'язку з інформації, переопрацьованої людьми даної організації, корекція вхідної інформації. Усе це здійснюється за допомогою тих або інших інформаційних технологій у межах інформаційної системи організації. Для будь-якої організації істотним є встановлення регламенту функціонування інформаційної системи — від виявлення інформаційних потреб до використання інформації. Йдеться про типізацію завдань, що вирішуються в організації, встановлення періодичності отримання, опрацювання і використання інформації, стандартизацію вхідних і вихідних документів, стандартизацію процедур опрацювання інформації. Запити до інформаційної системи і, отже, процедури формування відповіді на них можна поділити на рутинні й нерутинні. Рутинні процедури характеризуються заданістю початкової і вихідної інформації, а також визначеністю алгоритму отримання останньої з першої. Виділення рутинних задач і процедур опрацювання інформації дозволяє їх формалізувати, а надалі й автоматизувати. Питання лише в тому, чи спроможні інформаційні технології, що використовуються в організації, забезпечити інфраструктуру для цього. Якщо рутинні повсякденні дії автоматизовані, то набагато простіше опрацьовувати нерутинні випадкові запити. В основі будь-якої системи лежить процес. В основі інформаційної системи — процес виробництва інформації. У цьому розумінні ми можемо розглядати інформаційну систему як систему управління, де цей процес є об'єктом управління. І як у будь-якій системі управління, існують органи управління інформаційною системою (табл. 1.5). Таблиця 1.5 ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ЯК ОБ'ЄКТ УПРАВЛІННЯ Об'єкт управління Оперативний рівень управління Тактичний рівень управління Стратегічний рівень управління Інформаційна система організації Персонал інформаційної системи, менеджери підрозділів і функціональних служб Корпоративна рада директорів і головні менеджери інформаційної системи Інформаційні технології, що застосовуються Персонал інформаційної системи Головні менеджери інформаційної системи Нині склалася думка про інформаційну систему як таку, що реалізується за допомогою комп'ютерної техніки. Проте інформаційні системи, як і інформаційні технології, можуть функціонувати і із застосуванням технічних засобів, і без такого застосування. Це — питання економічної доцільності. Зростання обсягів інформації в інформаційній системі організацій, потреба в прискоренні й більш складних способах її переопрацювання зумовлюють необхідність автоматизації роботи інформаційної системи, тобто автоматизації опрацювання інформації. У неавтоматизованій інформаційній системі всі дії з інформацією і рішення здійснює людина. Автоматизація процесів опрацювання інформації приводить до появи в межах алгоритмів опрацювання правил вирішення задач. Це сприятиме переростанню «чистої» інформаційної системи в інформаційну систему управління. У межах останньої частково реалізовані й функції людини з прийняття рішень. Автоматизована інформаційна система управління організацією є взаємопов'язаною сукупністю даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартів процедур, призначених для збору, опрацювання, розподілу, зберігання, видачі (надання) інформації відповідно до вимог, що випливають з діяльності організації. Як правило, це система для підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційних продуктів, що використовує комп'ютерну інформаційну технологію, і персонал, який взаємодіє з комп'ютерами і телекомунікаціями. Технологія роботи в комп'ютеризованій інформаційній системі повинна бути доступна для розуміння фахівцем некомп'ютерної галузі і може бути успішно використана для контролю процесів професійної діяльності та управління ними. 1.5.2. Класифікація автоматизованих інформаційних систем Автоматизовані інформаційні системи (АІС) різноманітні і можуть бути класифіковані за низкою ознак (рис. 1.10). Оскільки схема на рис. 1.10 дає чітке уявлення про класифікацію систем за сферою функціонування об'єкта управління, розгляньмо наступні ознаки. За видами процесів управління АІС поділяються на: АІС управління технологічними процесами — це людиномашинні системи, що забезпечують управління технологічними пристроями, верстатами, автоматичними лініями. АІС управління організаційно-технологічними процесами являють собою багаторівневі системи, що поєднують у собі АІС управління технологічними процесами та АІС управління підприємствами. Рис. 1.10. Класифікація автоматизованих інформаційних систем АІС організаційного управління об'єктом обслуговують виробничо-господарські, соціально-економічні функціональні процеси, що реалізуються на всіх рівнях управління економікою, зокрема: — банківські АІС; — АІС фондового ринку; — фінансові АІС; — страхові АІС; — податкові АІС; — АІС митної служби; — статистичні АІС; — АІС промислових підприємств і організацій. АІС наукових досліджень забезпечують високу якість та ефективність міжгалузевих розрахунків і наукових дослідів. За методичну базу таких систем правлять економіко-математичні методи, за технічну — різноманітна обчислювальна техніка .і технічні засоби для проведення експериментальних робіт з моделювання. Як організаційно-технологічні системи, так і системи наукових досліджень можуть включати в себе системи автоматизованого проектування робіт (САПР). Навчальні АІС набувають значного поширення у підготовці спеціалістів системи освіти, у підготовці та підвищенні кваліфікації працівників різних галузей. Відповідно до третьої ознаки класифікації виділяють галузеві, територіальні та міжгалузеві АІС, які водночас є системами організаційного управління, але вже більш високого рівня ієрархії. Галузеві АІС функціонують у сферах промислового та агропромислового комплексів, у будівництві, на транспорті, вирішуючи завдання інформаційного обслуговування апарату управління відповідних відомств. Територіальні АІС призначені для управління адміністративно-територіальними районами. Діяльність територіальних систем спрямована на якісне виконання управлінських функцій у регіоні, формування звітності, видачу оперативних відомостей місцевим державним і господарським органам. Міжгалузеві АІС є спеціалізованими системами функціональних органів управління національною економікою (банківські, фінансові, статистичні та ін.). Маючи в своєму складі потужні обчислювальні комплекси, міжгалузеві багаторівневі АІС забезпечують розробку економічних і господарських прогнозів, державного бюджету, здійснюють контроль результатів та регулювання діяльності всіх ланцюгів, а також контроль наявності і розподілу ресурсів. При цьому під функцією управління слід розуміти спеціальний постійний обов'язок однієї або декількох осіб, виконання якого забезпечує досягнення певного ділового результату. Під функціональними компонентами мають на увазі систему функцій управління — повний набір (комплекс) взаємопов'язаних у часі й просторі робіт з управління, необхідних для досягнення поставлених перед підприємством цілей. Справді, будь-яка складна управлінська функція розчленовується на ряд більш дрібних задач і зрештою доводиться до безпосереднього виконавця. Саме від того, як буде виконане те або інше завдання окремим працівником, залежить успіх вирішення кінцевих завдань підприємства загалом. Таким чином, уся складна сукупність управлінських впливів повинна мати своїм кінцевим результатом доведення загальних завдань, що стоять перед підприємством, до кожного конкретного виконавця незалежно від його службового становища. Природно, наведені положення підкреслюють не тільки індивідуальний, а й груповий характер функції управління, а діловий (практичний) результат утворюється не епізодично, а постійно. Увесь процес управління підприємством зводиться або до лінійного (наприклад адміністративного) управління підприємством чи його структурним підрозділом, або до функціонального (матеріально-технічне забезпечення, бухгалтерський облік тощо) управління. Тому декомпозиція інформаційної системи за функціональною ознакою (рис.2.1) містить у собі виділення її окремих частин, які мають назву функціональних підсистем (ПС) (функціональні модулі, бізнес-дод